Учитесь правильно распределять работу


Избавляюсь от ненужного в процессе работы
"Избавляюсь от ненужного в процессе работы" - электронная почта:

  • Вся старая почта.
  • Все, полученное в виде машинописных копий (пусть за это отвечает инициатор отправления).
  • Просто приятные, ничего не значащие сообщения.
  • Сообщения по поводу дат собраний и бизнес-ланчей.
  • Объявления по поводу каких-то мероприятий, с которыми вы уже ознакомились.
  • Ранние текстовые строки (оставьте только финальную строку, которая включает всю корреспонденцию).

"Избавляюсь от ненужного в процессе работы" - контакты

  • Адреса людей, переехавших много лет назад, в контактах с которыми вы не заинтересованы.
  • Старые визитные карточки, валяющиеся на дне ящика больше трех лет.
  • Любая информация о человеке, которого вы не можете вспомнить.
  • Когда-то кем-то врученные вам визитные карточки, и вы даже приблизительно не можете вспомнить, кем и при каких обстоятельствах.
  • Все бумажные визитные карточки, когда-то перенесенные в компьютер, в адресную книгу, в банк данных (зачем их хранить?).
  • Телефонные номера без имени.

"Избавляюсь от ненужного в процессе работы" - остальные запасы

  • Устаревшие стационарно закрепленные визитные карточки, конверты со старым адресом компании или с вашим неправильно написанным именем.
  • Непрочитанная, потерявшая актуальность литература, приглашения по поводу каких-то событий и разного рода уведомления.
  • Разные безделушки, которые вам не нравятся.
  • Старые, сломанные, неудобные ручки, карандаши и объемные маркеры (между прочим, откуда они взялись?).
  • Всякий старый хлам (вроде использованных картриджей).

СПИСКИ "НЕОБХОДИМО СОХРАНИТЬ" ДЛЯ ПРОЕКТОВ И КОНФЕРЕНЦИЙ

Списки "Избавляюсь от ненужного в процессе работы" отлично помогают в ежедневной чистке. Но я бы оказалась беспечной, если бы проигнорировала два главных источника самого большого скопления бумаги - большие проекты и конференции, для которых накопление материалов идет чрезвычайно быстрыми темпами.
Вы планируете почистить все эти папки с материалами для проекта и скоросшиватели и перенести полные коробки тезисов к семинару в какое-то более подходящее место, но редко это делаете или вообще не находите времени. Прежде чем вы это осознаете, перед вами уже лежит следующий проект или вы готовитесь к следующему семинару, а когда и они закончены, у вас выстраиваются еще более высокие стопки папок, скоросшивателей и коробок, добавившихся к тому, что уже было в вашем кабинете.

Вы можете справиться с этой проблемой в зародыше, создав списки "Необходимо сохранить", которые ускорят процесс фильтрации, и вам не придется возвращаться назад.

ДЛЯ ПРОЕКТОВ

Создайте список "Необходимо сохранить" и прикрепите его внутри обложки каждой папки в начале любого проекта.

По завершении работы выделяйте в расписании двадцать минут на сортировку и просто следуйте списку, что сохранить, а от чего избавиться. Не считайте, что проект завершен, пока не проделаете эту работу. Эти двадцать минут становятся способом сохранения времени и сил и вкладом в будущую работу.

Посмотрите, для каких проектов вы можете создать список:

  • "Необходимо сохранить".
  • "Необходимо сохранить" - клиентские проекты
  • Оригинальное предложение.
  • Подписанный контракт.
  • Окончательный рабочий проект.
  • Корреспонденция (замечания, электронные сообщения, письма).
  • Протоколы собраний.
  • Информация по контактам.
  • "Необходимо сохранить" - мероприятия
  • Заключительная версия пресс-релизов.
  • Список прессы.
  • Список приглашенных.
  • План рассаживания гостей.
  • Общий бюджет мероприятия.
  • Список участников.
  • "Необходимо сохранить" - устные переговоры
  • Финальная версия комментариев.
  • Главная копия тезисов.
  • Подписанный контракт.
  • Рекламные материалы встречи.
  • Контактная информация по планированию встречи.

ДЛЯ КОНФЕРЕНЦИЙ

Если вы посещаете мастер-классы, курсы или семинары, возможно, вы возвращаетесь домой с охапкой материалов. Если вы действительно находите время, чтобы просмотреть все материалы, когда приходите домой, отлично. Но если вы заталкиваете их, так и не распакованные, в дальний угол своего стола вместе с сорока двумя такими, же папками, вам необходимо заняться чисткой!

Вместо того чтобы поддаваться желанию все сохранить, лучше каждый вечер посидеть со стопкой материалов в гостиничном номере и просмотреть все, что вы намереваетесь везти
домой, оставив часть в урне.

"Необходимо сохранить" - конференции

  • Визитные карточки людей, с которыми вы обязательно будете сталкиваться. (Нет необходимости сохранять визитки людей, которые вам вручили их по собственной инициативе.)
  • Тезисы семинаров, где вы узнали что-то новое (нет необходимости сохранять информацию, подтверждающую то, что вы уже знаете).
  • Проспекты продукции, которую вы собираетесь покупать.
  • Тезисы, заметки по поводу вещей, которыми вы намереваетесь пользоваться, или информация, пользуясь которой, вы собираетесь действовать в дальнейшем.


www.start-delo.ru
Работа, карьера, успех!
Все предприниматели собирают живопись. Живопись эпохи возрождения
Книжный Интернет-Магазин !Здесь - книжный магазин. Антикризисные цены на скачку.